Der Document Organizer ist eine vollständig integrierte Lösung um die unstrukturierten Dokument in Ihrer Organisation aufzuwerten und verwalten und – vor allem – sie zugänglich zu machen. Stellen Sie sich beispielsweise den Umfang des Know-hows vor, das Word- oder PDF-Dateien enthalten, die nicht im ganzen Unternehmen verfügbar sind, oder das große Spektrum an Bildern, das Ihrem Informationsangebot eine weitere Dimension eröffnen würde oder schließlich die Möglichkeit öffentliche Archivstücke auf die gleiche Weise zu publizieren wie Ihre aktiven Dokumente.

Wie alle anderen Produkte von Square IS, basiert der  Document Organizer vollständig auf Web-Technologie. Dadurch ist die Anwendung mit allen ihren Möglichkeiten für die gesamte Organisation verfügbar – ohne den Roll-out einer Client Software. Der gewöhnliche Browser eröffnet den Zugang zu unbegrenzten Informationsquellen. Die fortschrittlichen Anwendungen der leistungsstarken DO Suchoberfläche E-Finder beugen endlosen Suchaktionen vor und helfen Ihnen auf einfache Art und Weise die gewünschte Information zu finden. Sowohl Metadaten als auch die Inhalte von Textdokumenten (Office Dateien, PDF, HTML etc.) werden im Volltext durchsucht.

Sie entscheiden, welche Felder wichtig sind, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Dies kann pro Dokumenttyp definiert werden. Die Dateneingabe wird strukturiert durch vorgegebene Tabellen, die es erlauben, Dokumente einheitlich zu katalogisieren, sowie die gewünschten Metadaten.
Der Zugriff auf Dokumente kann auf autorisierte Personen begrenzt werden, da die im Netzwerk vorhandene Security Struktur (z.B. LDAP) berücksichtigt wird.

Uploading documents

Eine Datei kann im Document Organizer sehr einfach mit einer Titelbeschreibung verknüpft werden, unabhänig von der Art des digitalen Dokuments, das Sie beschreiben möchten. Die Upload-Funktion erleichtert den anwenderfreundlichen Import großer Datenmengen:

• Import gescannter Dokumente
• Import aus dem E-Finder mit Hilfe der Know-how Upload Funktion

Thesaurus
Für das Erschließen aller Ihrer Dokumente verfügt der Document Organizer über ein leistungsstarkes Thesaurus Modul, das die Zuordnung einheitlicher Schlüsselwörter aus einer umfangreichen Tabelle vereinfacht. Der Thesaurus kann nur von berechtigten Personen modifiziert und gepflegt werden.

Nutzen Sie auch das BIBIS Library Management System, dann läßt sich der Thesaurus zentral ablegen, so dass beide Anwendungen den gleichen Thesaurus verwenden. Dies verschafft einige Vorteile in der Pflege des Thesaurus und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild beim unerfahrenen Anwender.

Weiterleiten und Verteilen

Einige elektronische Dokumente müssen aufgrund ihrer Bedeutung bestimmte Personen unbedingt erreichen. Die Verteilung elektronischer Dokumente kann entweder aufgrund einer Klassifikation oder des Dokumentinhalts automatisiert werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Verteilung elektronischer Dokumente zu bewerkstelligen:

• Verteilung auf Basis von Leserlisten
• Verteilung auf Basis von Profilen

Suchen

Der Document Organizer ist die ultimative Lösung, um Ihre Dokumente zu verwalten und aufzuwerten. Um jegliche wertvolle Information auf eine gut organisierte Weise z.B. über das Intranet bereitzustellen ist der  E-Finder die beste Lösung.

Der E-Finder nutzt die leistungsstarke Verity Suchmaschine optimal und basiert ebenfalls vollständig auf Webtechnologie. Verbinden Sie diese zeitgemäße Technologie mit jahrelanger Erfahrung und Expertise auf dem Gebiet der Thesauri und Deskriptor basiertem Suchen in Bibliotheksumgebungen – und Sie erhalten den optimalen Vermittler für das Management von Informationsnachfrage und –angebot. Der E-Finder verarbeitet über 250 verschiedene Dateiformate wie Word-Dateien, Tabellenkalkulationen, Lotus Notes, HTML und PDF-Dateien. Aus Gründen der Zeitersparnis können die digitalen Dokumente im Volltext durchsucht, indexiert und klassifiziert werden. 

Mit dem E-Finder lassen sich zahlreiche Services anbieten wie:

• Sicherer Zugriff auf geschäftskritische Informationen
• Erweiterte (Volltext-) Suchmöglichkeiten für elektronische Dokumente
• Volltextsuche, Online Dokumentenzustellung
• Einfach anpassbare Such- und Anzeigemasken
• Gleichzeitiges Durchsuchen zahlreicher Kataloge/Kollektionen
• “Fuzzy” Suche
• Agentenserver, intelligente Klassifikation, Internet Spidering
• Personalisierte Benutzeroberflächen

Square ist Verity OEM-Partner. Deshalb binden wir Verity-Produkte nicht einfach in unsere Lösungen ein, sondern entwickeln sie weiter.

• Indexierung
• Volltext / Erweiterte Suche
• Sicherheit
• Darstellung

Verwaltung & Pflege
Elektronische Informationen müssen ordentlich verwaltet werden, unabhängig davon ob sie auf Ihrer eigenen Infrastruktur gespeichert sind oder ob sie sich auf Verknüpfungen im Internet beziehen. Die Verwaltungs- und Pflegemöglichkeiten des Document Organizer vereinfachen diese Aufgaben wesentlich. So wird automatisch die physische Existenz elektronischer Dokumente und Internetlinks überprüft – sollten Dokumente oder Links unauffindbar sein, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Zudem läßt sich über zahlreiche Sicherheitsstufen einstellen, wer welche Funktionen im Backend-Bereich des Document Organizer nutzen darf.

Techniken
Der Document Organizer ist eine umfassende Management-Anwendung, die zu 100% in Webtechnologie entwickelt wurde. Die Bezeichnung “Client-/Server-Lösung” ist hierauf nicht mehr anwendbar. Stattdessen verwenden wir die Bezeichnung “Browser-/Server-Technologie”. Die gesamte Software wird zentral auf Servern installiert und ein Roll-out von Clientsoftware ist nicht mehr nötig.

Dies bietet zahlreiche Vorteile, u.a.:

• effizientere und kostenbewusstere Verwaltung
• Pflegeaufwand ist ausschließlich auf den Server begrenzt

Außerdem ist der Document Organizer sowohl Plattform- wie Datenbank-unabhängig. Ihre Clients müssen lediglich Zugriff auf die Server haben sowie über einen gewöhnlichen Browser verfügen: MS IE 4.0 oder höher, oder Netscape/Mozilla. Als Betriebssystem auf den PCs werden unterstützt Windows 9x/ME/NT/2000/XP. Der Document Organizer arbeitet ebenfalls einfach in einer Client Umgebung.

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