Neuerdings werden Informationstechnologien zunehmend von einem rationalen Blickwinkel betrachtet. Der Fokus liegt auf Lösungen, die wirklichen Zusatznutzen bieten.

Besonders in ökonomisch schwierigen Zeiten wie diesen, brauchen Organisationen Lösungen, die sie direkt bei der Erreichung von Unternehmenszielen unterstützen - Lösungen, die sofort Kostenreduktion oder das Serviceangebot verbessern.

Folgende Aufgabenstellungen begegnen unseren Kunden üblicherweise beim Wandel zu digitalisierter Information:

• Welche Dokumente wollen wir digitalisieren?
• Können wir bestehende Hardware nutzen?
• Welchen Veränderungen unterliegen die Abteilung für allgemeinen und technischen Service?
• Was enthält das Archivierungsgesetz?
• Werden die Daten konsistent sein und behalten sie ihre Integrität?
• Wie schnell sind meine digitalen Informationen sicht- und zugreifbar?
• Wie sind Speicherung, Management und Bereitsstellung der Informationen zu organisieren?

Die Lagerung von physischen Dokumenten und Kopien nimmt viel teuren Raum in Anspruch. Management, Sicherheit und Verfügbarkeit solcher Dokumente sind weit entfernt vom Ideal. In den letzten Jahren hat sich eine neue Form der Lagerung kleiner und großer Mengen analoger Information entwickelt.

Digitale Information (E-Mail, Datenbanken, Video, gescannte Dokumente) wird auf Servern gespeichert. Wenn Sie alle Ihre Dokumente digital speichern, können Sie dauerhaft zahlreiche Probleme beseitigen. Abgesehen von der Platzersparnis und den Zugeständnissen an die Anforderungen digitaler Lebensdauer, kann digitale Information viel effizienter verwaltet werden, und sie bildet die Basis für das Wissensmanagement in Ihrer Organisation.

Scannen
Analoge Dokumente können in ein digitales Format als Bild übertragen werden. Das bedeutet einfach, dass das Papier mit einem professionellen Scanner, empfohlen von Square IS, gescannt wird. “Einfach” ist natürlich untertrieben. Den richtigen Scanner auszuwählen erfordert eine Menge an Sachkenntnis. Vor einer Entscheidung müssen folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Menge soll pro Jahr und Tag gescannt werden?
• Welche Papierformate werden genutzt und in welchen relativen Proportionen?
• Handelt es sich um schwarz-weiße oder um farbige Dokumente?
• Sind die Dokumente einseitig oder beidseitig bedruckt?

Scanner verfügen heutzutage über zahlreiche Techniken, um sicher zu stellen, dass das Scannen rasch und angemessen vonstatten geht und digitale Abzüge von guter Qualität produziert.

Warum sollten wir scannen?
Ist die Entscheidung wohl bedacht, bringt der Gebrauch digitaler Informationen für jede Organisation ganz spezielle Vorteile. Ganz allgemein ist digitale Information:

• einfacher zu verwalten;
• einfacher und rascher verfügbar;
• einfacher auszutauschen;
• flexibel anwendbar.

Kurz gesagt resultieren alle genannten Vorteile in einer unbestreitbaren Kostenreduktion. Um die entsprechenden Ergebnisse zu erzielen, sind ein straffer Übergangsplan und klare Ziele unabdingbar.

Capturing
Mit Scannen alleine ist es nicht getan, denn scannen erzeugt lediglich einen digitalen Abzug. Die Captiva Software “InputAccel Express”, die von Square Information Systems genutzt wird, bereinigt diese digitalen Abzüge, indexiert sie und wandelt sie in das gewünschte Format um. Anschließend indexiert die Square Anwendung das Bild – ohne weitere manuelle Tätigkeit - für Sie so, dass es im OPAC oder E-Finder verfügbar ist. Abgesehen von Volltext-Indexierung stellen wir Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, das Dokument um Metadaten oder eben eine vollständige Titelbeschreibung zu ergänzen.

Die verschiedenen Module der VKS Produktfamilie erlauben es Ihnen zum Beispiel, die Daten in Ihrem Document Organizer zu speichern. Mit Hilfe der Verteilerfunktion dieses Moduls senden Sie die Information an alle geeigneten Stellen innerhalb der Organisation

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