Wat is een kenniskaart?

Een kenniskaart is een soort elektronische gele gids met daarin informatie over welke kennis, informatie en ervaringen een medewerker heeft. Het bevat niet de kennis zelf, maar is een verwijzing naar een persoon  die over die kennis (in impliciete of expliciete vorm) beschikt. Het is dus een hulpmiddel om mensen met relevante kennis op te sporen. Je kunt een kenniskaart maken voor een persoon, een groep (een afdeling, een team, een projectgroep, een sector,  een beroepsgroep, externe adviseurs, leveranciers) of een hele organisatie.

Een elektronische kenniskaart kan afhankelijk van het doel of de gebruiker(sgroepen) diverse presentatievormen aannemen.

Wat is het doel van een kenniskaart?

Het belangrijkste doel is om mensen binnen een organisatie te laten zien waar ze de expertise die ze nodig hebben kunnen vinden. Een organogram zegt vaak niets over de plaats waar specifieke kennis zich bevindt, een kenniskaart wel.

Ook is het mogelijk om externe personen te laten weten, waar men als organisatie toe in staat is. Welke expertise men in huis heeft. Deze kennisinformatie is dan meestal globaler van aard.

Wanneer kunt u een kenniskaart gebruiken?

Een kenniskaart kunt u gebruiken om bijvoorbeeld vast te stellen:

§         Wie welke dienst kan leveren.

§         Wie contacten heeft (gehad) met bepaalde klanten.

§         Wie beschikt over deskundigheid die nodig is om een bepaald probleem op te lossen.

§         Wie ervaring heeft met een bepaald soort project.

§         Wie publicaties heeft geschreven over een bepaald onderwerp of wie  lezingen verzorgd heeft over een bepaald thema of kennis domein.

§         Wie interesse heeft om kennis te vergaren die nodig is binnen een (lopend) project.

Dus om: Sneller, effectiever en precies de juiste personen te selecteren en te presenteren die geschikt zijn om een (nieuwe) opdracht uit te voeren.

Opdrachtgevers van grote projecten verdienen de zekerheid dat de beste expertise zal worden ingezet bij de uitvoering van hun opdracht. Maar dat wilt u zelf ook, immers u wenst  projecten optimaal uit te voeren. Daarom is het zo belangrijk om de mensen met de juiste opleiding, kennis en ervaring te vinden en vrij te maken voor projecten. Deze mensen heeft u vaak al in dienst. Ook als dat niet zo is,  heeft u wel van veel mensen de belangrijkste gegevens om een weloverwogen keuze te kunnen maken.

Voor internationale projecten moet u vaak de CV’s van de belangrijke functionarissen kunnen aanreiken met standaard geformuleerde gegevens. Binnen ‘Repris CV’, de bron voor de kenniskaart, kunnen naast deze standaard gegevens nog meer organisatie specifieke velden worden ingevoerd.

Of om sneller kennis met elkaar te delen.

Het komt nogal eens voor dat ondernemingen zelf niet precies weten wat er aan kennis in huis aanwezig is. Vaak gaat men dan ten onrechte bij derden te rade. Soms is er al kennis ingekocht terwijl die intern aanwezig is, alleen was dit niet bekend.

Omdat ‘Repris’ volledig in webtechnologie is geschreven, kan het deel uitmaken van uw intranet. Zo kan er op eenvoudige wijze voorzien worden in de behoefte om snel te ontdekken wie in de onderneming (of daarbuiten) de gewenste kennis heeft.

Wat heeft u nodig?

• Definieer eenduidig de voor u relevante kennisdomeinen en kennissubdomeinen.  Allereerst die domeinen welke direct van belang zijn voor de eigen organisatie, maar ook belangrijke algemene kennisdomeinen en kennissubdomeinen, zodat het mogelijk wordt een eenduidige vergelijking te maken.
• Definieer eenduidig uw klanten, projecten, publicaties, lezingen en cursussen.
• Definieer eenduidig opleidings, kennis- en ervaringsniveau, die u kunt toevoegen aan alle relevantie informatie, zodat een eenduidige vergelijking mogelijk gemaakt kan worden. Een passend medium om de kenniskaart in op te slaan en te presenteren.
• Een flexibel ontwerp, waarin gemakkelijk informatie kan worden toegevoegd.
• Zorg voor een breed draagvlak binnen de organisatie en maak collectieve afspraken over het gebruik en onderhoud van de kenniskaarten. Gebruik de kenniskaarten binnen de organisatie voor het toekennen van opdrachten, projecten, ect., maar ook bij functioneringsgesprekken, zodat de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers om kenniskaarten te actualiseren wordt bevorderd.

Wat moet u doen?

Inventarisatie aanwezige kennis:

De HR-afdeling heeft meestal een overzicht van de basiskennis van alle medewerkers.

Via enquêtes kan men zicht krijgen in de meer gedetailleerde individuele kennis van de gewenste personen.

Vertaal alle opleidingen, cursussen, seminars, publicaties, vaardigheden  naar de interne waarderingstabel. Zo wordt vergelijken mogelijk en kunnen eenduidige zoekvragen worden gesteld.

Maak een onderscheid in type vaardigheden, zoals sociale, organisatorische, (vak)technische, artistieke en andere vaardigheden. Zijn het expliciete- of impliciete vaardigheden.

Evalueer met regelmaat  de opgegeven kennis en vaardigheden van de werknemers. (Door de supervisor tijdens bijvoorbeeld het functioneringsgesprek en daarna met het hele team).

Het evaluatieproces kan gebruikt worden om een online kenniskaart op te stellen, van personen, teams, afdelingen, die voor het hele bedrijf via intranet toegankelijk is .

Voor het opzetten van een (project)team kan het online systeem door de manager geraadpleegd worden

Het slagen of mislukken van kenniswerk is sterk afhankelijk van de bedrijfscultuur, daarom moet het voordeel van de kenniskaart niet onderschat worden.

Wat levert het uiteindelijk op?

Een versterkt kennisnetwerk binnen de eigen organisatie (sneller en meer contacten tussen medewerkers die elkaar anders niet of minder gemakkelijk hadden gevonden) en dus beter gebruik van de intern aanwezige kennis en efficiënt gebruik van partnerkennis.

Medewerkers gaan meer bewust nadenken over hun eigen (huidig en toekomstig gewenste) kennisprofiel.

De organisatie krijgt meer inzicht in het aanwezig kennispotentieel en kan beter overzien of alle benodigde kennisdomeinen voldoende afgedekt zijn. Een beter inzicht in de kennishuishouding biedt het management de mogelijkheid om mensen intern te stimuleren of om tijdig kennis van buitenaf aan te trekken.

  Download de REPRIS Kenniskaart folder