Een belangrijke tendens van de laatste tijd is dat er op steeds rationelere wijze gekeken wordt naar informatie technologieën. De interesse beperkt zich momenteel vooral tot oplossingen die werkelijk toegevoegde waarde bieden.

Juist in deze economisch mindere tijden hebben organisaties behoefte aan oplossingen die hen direct ondersteunen bij het behalen van hun organisatiedoelstellingen. Het gaat hierbij om oplossingen die directe kostenbesparingen realiseren en/of de dienstverlening optimaliseren.

In onderstaand overzicht zijn een aantal probleemgebieden onderkent, welke onze relaties vaak ondervinden bij een overgang naar digitalisering:

• Welke documenten wil ik eigenlijk digitaal hebben?
• Kunnen wij bestaande apparatuur gebruiken?
• Welke verandering ondergaat de facilitaire afdeling?
• Wat houdt de Archiefwet in?
• Is de data straks consistent en behoudt het zijn integriteit?
• Hoe snel is mijn digitale informatie inzichtelijk en toegankelijk?
• Op welke wijze kan de opslag, beheer en ontsluiting van de informatie georganiseerd worden?

Opgeslagen documenten  en dossiers leggen beslag op vele, dure, vierkante meters. De beheersbaarheid, beveiliging en toegankelijkheid van dergelijke documenten is verre van ideaal. De laatste jaren is een nieuwe vorm van opslaan ontstaan voor analoge documenten in kleine en grote hoeveelheden.

Digitale informatie (e-mail, databases, video, gescande documenten) staan opgeslagen op servers. Door alle documenten digitaal op  te slaan lost u veel problemen permanent op. Naast de ruimtewinst die het oplevert en het voldoen aan eisen van digitale duurzaamheid, is digitale informatie efficiënter te managen en vormt het de basis voor kennismanagement binnen uw organisatie.

Scanning
Analoge documenten zijn te converteren naar een digitaal formaat door middel van imaging. Dit houdt niets anders in dan papier te scannen met een van de door ons aangeboden professionele scanner.

Al hoe wel, “dit houdt niets ander in” is eigenlijk een understatement. De keuze voor een juiste scanner voor de uw werkproces is een vak apart.

Voor dat we een selectie kunnen maken uit een aantal scanners zullen we de volgende vragen beantwoord moeten krijgen:

• Wat is de te scannen hoeveelheid per jaar en per dag;
• Welke papierformaten worden er gebruikt en wat is de onderlinge verhouding;
• Zijn de documenten in kleur of zwart wit;
• Betreft het enkelzijdige of dubbelzijdige documenten..

Er zijn inmiddels legio technieken aanwezig binnen de scanner om ervoor te zorgen dat het proces snel en adequaat verloopt met een goede kwaliteit van het digitale image.

Waarom moeten wij gaan scannen?
Indien een weloverwogen besluit, biedt het gebruik van digitale informatie voor elke organisatie zijn specifieke voordelen, maar over het algemeen kan gesteld worden, dat digitale informatie:

• beter te beheren is;
• eenvoudiger en sneller toegankelijk;
• makkelijk te delen;
• flexibel in de toepassing.

Kortom, alle bovenstaande voordelen resulteren uiteindelijk in aantoonbare kostenbesparing. Hierbij is een doordacht plan van aanpak en heldere doelstellingen onontbeerlijk.

Capturing
Scannen is echter niet genoeg, want scannen creëert alleen maar een digitaal plaatje. De Captiva software InputAccel Express waar Square Information Systems mee werkt maakt deze digitale plaatjes schoon, indexeert deze automatisch en converteert deze in het gewenste formaat.

Daarna pakt de Square applicatie het image op en indexeert deze voor u op zodanig wijze dat deze direct opvraagbaar wordt binnen de onze OPAC of E-Finder.  Zonder verdere menselijke tussenkomst. Naast het fulltext indexeren bieden wij u eventueel de mogelijkheid om alsnog verrijking toe te passen middels metagegevens of zelfs een volledige titelbeschrijving.

Middels de diverse modules van de VKS ProductSuite kunt u de gegevens bijvoorbeeld opslaan in onze X-Organizer . Met deze module kunt u middels de Routing omgeving de informatie op de juiste plek in de organisatie verder afhandelen.

Vanzelfsprekend is de VKS module Profiler op grond van persoonlijke profielen zonder meer van toepassing indien u er voor kiest de documenten te laten opslaan in collecties waar die profielen op van toepassing zijn.

  Download Imaging & Storage folder