E-Finder: Integraal zoeken in al uw
informatie- en kennisbronnen
Uw collecties met waardevolle
documenten
Door de toenemende
digitalisering van het ‘gemeenschappelijk geheugen’ van uw organisatie worden
meer en meer elektronische documenten opgeslagen binnen het netwerk. Ook komt
meer en meer informatie beschikbaar via internet of online
databanken.
Vaak kunnen
medewerkers met de huidige hulpmiddelen niet meer hun weg vinden in deze
explosief stijgende hoeveelheid informatie.
Hierbij worden de
meeste documenten niet verrijkt met enige vorm van metadata en zijn uiteindelijk
niet of nauwelijks terugvindbaar. Juist dit geheugen is cruciaal voor uw
organisatie en bevat waardevolle kennis en ervaring van uw medewerkers. Denkt u
hierbij aan interne bronnen zoals onderzoeken, adviezen, kenniskaarten,
juridische informatie, normen en productinformatie alsmede de fysieke
bibliotheek of externe bronnen zoals content leveranciers en
internetsite
Een schot in de
roos
De E-Finder
Searchportal is de centrale spil van het Virtual Knowledge System (VKS) en maakt
alle soorten van informatie toegankelijk voor uw medewerkers. De E-Finder met
zijn krachtige Enterprise Search Engine biedt u de mogelijkheid om al uw
informatiebronnen via één zoekingang te doorzoeken. Of de documenten nu op een
fileserver staan in een bedrijfseigen mappenstructuur, op uw intranet- of
internet of in eigen databases of applicaties, de E-Finder zoekt over al uw
informatiebronnen heen en bij de presentatie over het gezochte onderwerp worden
de resultaten in één lijst getoond.
Gezamenlijk wordt de
oplossing gerealiseerd, die de beschikbaarheid van grote hoeveelheden
gestructureerde informatie binnen uw organisatie optimaliseert. Een
uitgebalanceerde vorm van content integratie, waarbij het beschikken over de
juiste informatie en het kunnen delen van kennis nog nooit zo eenvoudig is
geweest.
Uitgangspunt
van de E-Finder is om de ongekende schat aan informatie en uw eigen
bedrijfsgeheugen beter te gaan benutten door de documenten op een
overzichtelijke wijze te verzamelen, in te delen en toegankelijk te maken. Via
één uniforme interface kan het juiste document teruggevonden worden uit de
verschillende applicaties en ongestructureerde informatiebronnen. Dit betekent
dat de kwaliteit van de informatiehuishouding en documentstromen verbeterd
wordt, medewerkers snel de juiste en complete informatie kunnen vinden, de
productiviteit verbetert en fors bezuinigd kan worden op kosten van
documentbeheer en -opslag.
Business Content
Intelligence
Door de
webtechnologie in het algemeen en het feit dat iedere werkplek in uw organisatie
al is voorzien van een up-to-date browser, is het voor iedere medewerker
mogelijk geworden om eenvoudig en snel toegang te krijgen tot die informatie,
die voor hem of haar van direct belang is voor de dagelijkse werkzaamheden. De
hoeveelheid ongestructureerde informatie in uw bedrijf verdubbelt iedere drie
maanden. De E-Finder opent de deur naar ‘content’ (= inhoudelijke
informatie) binnen en buiten uw organisatie, zodat de gebruikers minder tijd hoeven
te spenderen aan het zoeken naar informatie, maar meer tijd hebben om te
reageren op die informatie en ook te
gebruiken.
Tot nu toe was het
erg moeilijk om deze ‘content’ te beheren, omdat deze nauwelijks georganiseerd
was. Een gefragmenteerde netwerk infrastructuur maakt het vervolgens nog
lastiger doordat de ‘content’ slecht te vinden en te bereiken is. Als informatie
bijvoorbeeld niet kan worden gerubriceerd, zal het zijn waarde grotendeels
verliezen of zelfs overbodig worden. De E-finder helpt u om dit probleem op te
lossen.
Gebruikersvriendelijke zoekmogelijkheden
-
De E-Finder stelt de gebruiker in
staat om op verschillende manieren zoekvragen te stellen, resultaatlijsten te
zien en daarin verder te zoeken, een resultaat uit de lijst te selecteren en
verder te bekijken, of rechtstreeks een gekoppeld bestand te openen. Hierbij
worden uitgebreide autorisatie- en authenticatiecontroles uitgevoerd door uw
eigen beveiligingsstructuur van het netwerk.
-
Eenvoudig zoeken fulltext op zowel
metadata als op inhoud van de gekoppelde documenten, het zogenaamde
‘Googlen’.
-
De gebruiker kan zelf aangeven of in
één specifieke collectie,- of in alle collecties tegelijkertijd gezocht moet
worden.
-
Op een uitgebreide manier zoeken door
gebruik te maken van specifieke velden op het moment dat zoekers weten wat ze
willen vinden, afhankelijk van de datastructuur van de betreffende applicatie.
Hierbij wordt de gebruiker ondersteund door zoeklijsten, waarbij de inhoud van
het desbetreffende veld (bijvoorbeeld trefwoord) en het aantal keren dat deze
in de collectie voorkomt wordt getoond en rechtstreeks meegenomen kan worden
in de zoekvraag.
-
Navigerend zoeken met behulp van een
‘themaboom’ waardoor zoekers als het ware kunnen bladeren door de collecties,
omdat ze nog niet weten wat ze precies zoeken.
-
De zoekmachine beschikt over
intelligente retrieval mogelijkheden zoals bijvoorbeeld Booleaanse logica,
fuzzy search, subsets, relevance ranking, query-by-example, et
cetera.
-
Uiteraard beschikt de E-Finder ook
over functionaliteit als associatief zoeken bij het verfijnen van uw
zoekresultaat, management informatie van het zoekgedrag, persoonlijke
instellingen, aanpassingen interface aan uw huisstijl, het ‘mee-indexeren’ van
een synoniemenlijst, et cetera.
Toegespitst op uw situatie
Stap voor stap kunnen de diverse schakels binnen uw (digitale) informatievoorziening en documentbeheer beschikbaar gesteld worden aan uw medewerkers. Voor uw ongestructureerde informatie en kennis is altijd wel een oplossing leverbaar binnen het Virtual Knowledge System die de documenten op een overzichtelijke manier kan indexeren, beheren en toegankelijk maken. De back-office applicaties én de ongestructureerde informatie zijn feitelijk de bouwstenen van het VKS met de E-Finder als overkoepelende schil voor het zoeken naar en vooral terugvinden van
een gewenste document.
Zoals u gewend bent van Square kunt u op een laag
investeringsniveau instappen en in eigen tempo uitgroeien naar een volwaardig Virtual Knowledge System.
Als u bepaalt welke documenten of collecties van belang zijn voor het goed functioneren van uw organisatie, dragen we tezamen zorg voor de opname van deze documenten in een of meerdere collecties, die dan aan alle betreffende medewerkers ter beschikking worden gesteld. Ook het delen van de gegenereerde kennis wordt ondersteund.
Het persoonlijke karakter
van attenderen
Het is van belang dat informatie niet alleen
beschikbaar komt nadat een medewerker er expliciet om gevraagd heeft. Steeds
vaker is het, mede door de grote hoeveelheid aan informatie, van groot belang
dat iedere medewerker (alleen) die informatie aangereikt krijgt die past bij
zijn of haar interesseprofiel. Iedere medewerker kan daarbij
meerdere profielen hebben, omdat deze persoon bijvoorbeeld bij meerdere projecten betrokken
is.
Toevoegen van nieuwe
documenten
De gebruikers hebben de mogelijkheid om vanaf de eigen werkplek
interessante documenten of URL-adressen aan de
kennisbank toe te voegen. Hieraan kan naar wens
waardevolle metadata worden toegekend vanuit de
beschikbare lijsten zoals een trefwoorden- of classificatielijst. Voor ieder type document is het mogelijk een
standaard profiel te ontwerpen met de gewenste
indexeervelden.
Navigerend zoeken op
taxonomieën
De Taxonomizer
helpt uw informatiezoekers in hun zoekgedrag en opent
het blikveld van uw informatieaanbod door navigerend te zoeken naar de gewenste informatie. Met duidelijk omlijnde thema’s
kan een gebruiker bekijken welke kennisdomeinen er
aanwezig zijn binnen uw organisatie.
Van alle
applicaties zijn afzonderlijke brochures beschikbaar. Wilt u meer informatie over één of meerdere van deze applicaties dan kunt
u deze op de website aanvragen, of contact opnemen met
één van onze medewerkers van de Sales
afdeling.
| Square IS |
|
|
| Bisschop Boermansstraat
27 |
|
Postbus 56 |
| 6041 XL Roermond |
|
6040 AB Roermond |
| T: +31 (0)475-371240 |
|
F: +31 (0)475-371259 |
| E:
info@squareis.com |
|
