X-Organizer is compleet geïntegreerde oplossing voor het verrijken, beheren en vooral toegankelijk maken van al uw ongestructureerde documenten binnen uw organisatie. Denk hierbij aan de hoeveelheid waardevolle knowhow, opgeslagen in Word of PDF, maar niet bedrijfsbreed beschikbaar. Of een arsenaal aan beeldmateriaal, welke juist een extra dimensie kan geven aan uw informatiehuishouding. Maar ook vrij toegankelijk archiefstukken, welke eenduidig naast al uw actieve documenten ontsloten kunnen worden.

Zoals u gewend bent van Square is X-Organizer, Content Organizer en Document Organizer, volledig gebaseerd op webtechnologie, waardoor de applicatie met al zijn mogelijkheden voor iedereen beschikbaar is, zonder dat een roll-out van cliëntsoftware hoeft plaats te vinden. De vertrouwde browser is de toegangspoort tot een onuitputtelijke bron van informatie. Middels de geavanceerde toepassingen in de krachtige zoekinterface E-Finder verzandt u hierbij niet in een oneindige zoekacties, maar vindt u eenvoudig de gewenste informatie. Full-text wordt gezocht op metadata, maar ook inhoudelijk in tekstbestanden (Office-bestanden, PDF, HTML, etc.).

U bepaalt zelf welke velden van belang zijn voor de ontsluiting van een bepaald document, dit is per documentsoort te wijzigen. De invoer van data is gestructureerd door het gebruik van gevalideerde tabellen, om op uniforme wijze documenten met de gewenste metadata te catalogiseren.
De toegang tot documenten kan beperkt worden tot alleen de geautoriseerde personen doordat de aanwezige netwerkbeveiliging (bijvoorbeeld LDAP) gerespecteerd wordt.

Documenten uploaden

Ongeacht het soort digitale document dat u wenst te beschrijven in de Document Organizer, het beoogde elektronisch bestand is bijzonder eenvoudig te koppelen aan een documentbeschrijving. De upload functie maakt een gebruikersvriendelijke invoer van grote hoeveelheden data mogelijk.

• input door scanning
• input door upload vanuit de E-Finder
• input door push vanuit applicatie (Word, PDF)

Thesaurus
Voor het ontsluiten van al uw documenten beschikt X-Organizer over een krachtige thesaurusmodule voor een toekenning van uniforme trefwoorden. Dit kan eenvoudig worden uitgevoerd vanuit een uitgebreide tabel. De thesaurus is alleen voor geautoriseerde personen toegankelijk voor wijzigingen en onderhoud.

Indien u eveneens beschikt over BIBIS Library Management Systeem kan een thesaurus centraal worden ingericht, waarbij vanuit beide applicaties een en dezelfde thesaurus kan worden aangewend. Dit levert niet alleen al meerdere voordelen op voor het beheer, maar zorgt ook voor een eenduidige zoekingang voor de 'leek' vanaf de werkplek.
 
Routing
Sommige electronische documenten zijn dusdanig belangrijk dat uw organisatie er zeker van moet zijn dat specifieke personen dit document zeker ontvangen. De routing kan worden bepaald aan de hand van classificatie of aan de hand van de inhoud van het document. Zo kunt electronische documenten op twee manieren routeren:

• Routing middels lezerslijsten
• Routing middels profilering

Zoeken
X-Organizer is de oplossing voor het beheer en verrijken van uw documenten. Om al deze waardevolle informatie op een overzichtelijke wijze beschikbaar te stellen via bijvoorbeeld het Intranet, maar vooral eenvoudig toegankelijk te maken, is de BIBIS E-Finder de geschikte oplossing.
De E-Finder maakt optimaal gebruik van de krachtige Verity search-engine en is eveneens volledig gebaseerd op web technologie. Combineer deze state-of-the-art technologie met de jarenlange ervaring en kennis van het zoeken met thesaurus en descriptoren binnen bibliotheekomgevingen en u heeft de mediator voor het managen van informatievraag en -aanbod. De E-Finder is in staat om meer dan 250 verschillende bestandsformaten te verwerken, zoals tekstverwerker bestanden, spreadsheets, Lotus Notes, HTML en PDF-files. Om nog meer tijd te besparen kunnen we de digitale documenten full-text doorzoeken, indexeren en classificeren.

Met de E-Finder  biedt u uw gebruikers onder andere:

• beveiligde toegang tot bedrijfskritische informatie
• geavanceerde (full-text) zoekfaciliteiten voor elektronische documenten
• full-text search, online document delivery
• eenvoudig aanpasbare zoek- en presentatieschermen
• gelijktijdig doorzoeken van verschillende catalogi / collecties
• 'Fuzzy searching'
• agent server, intelligent classificeren, Internet spidering
• gepersonaliseerde interfaces

Square is de OEM-partner van Verity. Hierdoor worden de Verity producten niet alleen embedded met onze oplossingen meegeleverd, maar worden functionaliteiten en toepassingen ook doorontwikkeld.

• indexering
• full-text / geavanceerd
• beveiliging
• presentatie

Beheer & Onderhoud
Niets is gevoeliger voor beheer dan electronische informatie. Of het nu is opgeslagen op uw eigen infrastructuur of u verwijst er na op het internet. Met het beheer en onderhoud van de Document Organizer worden deze aspecten stukken eenvoudiger gemaakt. Zo controleert de software of dat electronische documenten en internet links fysiek nog bestaan. Zo niet dan wordt u hier op geattendeerd.

Tevens kunt u middels diverse beveiligings niveau’s bepalen wie welke taken kan en mag uitvoeren in het back-end gedeelte van de Document Organizer.

Techniek
Document Organiser is een geavanceerde beheerapplicatie, welke is uitgevoerd in 100% webtechnologie. Hierdoor spreken wij niet meer van een server/cliëntoplossing, maar over de server/browser-techniek. Alle software wordt centraal op de servers geïnstalleerd en er behoeft geen roll-out plaats te vinden van cliënt-software op de werkposten.

Voordelen hiervan zijn onder andere:

• betere en voordeligere  beheersbaarheid
• onderhoud vindt alleen plaats op de servers

Verder is Document Organizer volledig platform onafhankelijk, maar ook database onafhankelijk.

De enige voorwaarden voor de werkposten is toegang tot de servers en de beschikbaarheid over een gangbare browser: Microsoft Explorer vanaf 4.0 of Netscape/Mozilla. Zowel Windows 9x, ME/NT/ 2000, als Windows XP worden als werkstation ondersteund. Verder kan BIBIS moeiteloos opereren binnen een Thin-client omgeving.

   Download X-Organizer folder