De hoeveelheid informatie welke beschikbaar komt via het Internet, maar ook de aanwezige Intranetomgevingen, groeit nog steeds explosief. Het aanbod van informatie zal zelfs exponentieel toenemen. Ook wisselt de aanwezige informatie op deze website zo snel, dat het voor de meeste bedrijven niet haalbaar is om al deze veranderingen op de voet te volgen. 

Square heeft nu een tool ontwikkeld voor het toegankelijk maken van actuele informatie, welke vrij beschikbaar is op de voor u relevante externe websites. Deze tool, genaamd de Webindexer, beschikt over een eenvoudig te bedienen beheerprogramma, waarin u zelf kunt aangeven welke externe websites voor uw organisatie van belang zijn. De websites met waardevolle informatie worden dan 'gespidered', hetgeen betekent dat een indexering van deze essentiële data in een E-Finder collectie wordt ondergebracht. Ter zijde, de E-Finder is een geavanceerde zoekmachine met krachtige functies en is mogelijk een uitbreiding op de BIBIS OPAC, indien men deze reeds in bezit heeft.

Afhankelijk van uw bedrijfsactiviteit en uw informatiebehoefte zijn een legio aan websites aan te dragen, welke een schat aan informatie leveren. Denk bijvoorbeeld aan de sites van de Ministeries, de Belastingdienst, uw concurrenten, openbaar beschikbare juridische informatie of voor u specifieke branche- en adviesorganisaties.

Middels een eenvoudige zoekopdracht in de E-Finder kan nu de meest actuele informatie op uw vakgebied gevonden worden. Wij kunnen het u zelfs nog eenvoudiger maken. De attenderingsmodule zorgt ervoor dat u automatisch per mail op de hoogte wordt gehouden van relevante ontwikkelingen. Uw intresseprofielen worden geregistreerd en zullen frequent de nieuwe aanwinsten achterhalen, ongeacht de informatie bijvoorbeeld aanwezig is in een boek, tijdschriftartikel, intern rapport of een externe website.

Kortweg omvat de Square Webindexer de volgende functies:

• Selecteren van externe websites, onderhoud middels toevoegen, wijzigen en verwijderen van links. Het aantal te selecteren websites is afhankelijk van de opslagcapaciteit op de beschikbare (BIBIS) server.
• Update van mutaties op de geselecteerde websites; de webindexer zal automatische (bij voorkeur 's nachts) de geselecteerde sites controleren op mutaties en indien aanwezig, deze mutaties verwerken en opnieuw indexeren. De server dient dan wel toegang te hebben tot het Internet
• Indien een website mutaties bevat en dus nieuwe informatie beschikbaar is, zullen de medewerkers hierop geattendeerd kunnen worden, als de aanwinst overeenkomt met de aangemaakte profielen. (Hiervoor dient men uiteraard te beschikken over de attenderingsmodule en e-mail notificatie).
• In principe worden alle website verzameld en in een overkoepelende collectie in de E-Finder getoond. Het is zelfs mogelijk om de collectie met websites te verdelen in onderwerpsrubrieken. Deze boomstructuur zal zowel op de opslag directory als in de E-Finder identiek aan elkaar zijn.